JURIDISCH

Privacybeleid

Hoe we je persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen, en hoe je er zelf de controle over houdt.

KARMICA BV, handelend onder de naam KARMICARE · Vizierstraat 28, 8000 Brugge, België · btw BE 0676.972.896 · RPR Gent, afdeling Brugge

care@karmicare.com · Laatst bijgewerkt in oktober 2026

1. Inleiding en toepassingsgebied

Dit beleid legt uit wat we over je verzamelen, waarom we dat nodig hebben, wie ons helpt het te verwerken en hoe je zelf de controle houdt.

KARMICA BV (“KARMICARE”, “we”, “ons” of “onze”) respecteert je grondrecht op privacy en zet zich in om je persoonsgegevens te beschermen in volledige overeenstemming met:

  • De Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679) (“AVG”);
  • De Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens;
  • De Belgische wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie, tot omzetting van de e-privacyrichtlijn 2002/58/EG, zoals gewijzigd;

Dit beleid legt uit hoe we je persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan, verstrekken en beveiligen wanneer je onze website bezoekt, bij ons bestelt, een plan start of contact opneemt met onze klantenservice.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

KARMICA BV in Brugge is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens. Elke privacyvraag gaat naar één adres: care@karmicare.com.

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens is:

KARMICA BV, Vizierstraat 28, 8000 Brugge, België · Ondernemings- en btw-nummer BE 0676.972.896 · Rechtspersonenregister: Ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Brugge · care@karmicare.com · +32 (0) 478 57 27 61

Voor alle vragen, voor privacyverzoeken of om je rechten volgens de AVG uit te oefenen, schrijf je naar onze Data Privacy Lead via care@karmicare.com of bel je +32 (0) 478 57 27 61.

3. Persoonsgegevens die we verwerken

We verzamelen wat we nodig hebben om je bestelling te leveren, je lidmaatschap te beheren en je vragen te beantwoorden. Gegevens over je mondgezondheid alleen voor de controlebeloning, en alleen met je uitdrukkelijke toestemming.

Afhankelijk van hoe je met KARMICARE in contact komt, verwerken we de volgende categorieën van persoonsgegevens:

  • Identificatie- en contactgegevens: voornaam, achternaam, factuur- en leveringsadres, e-mailadres, telefoonnummer, en bedrijfsnaam of btw-nummer (voor tandheelkundige B2B-partners).
  • Transactie- en bestelgegevens: wat je hebt besteld, je lidmaatschap (frequentie van Awake en Asleep, interval, leveringscyclus), bestelgeschiedenis, betalingsreferenties (ID's), vervoerder, bestelnotities en gegevens over retourzendingen of terugbetalingen. Volledige kaartnummers worden verwerkt door onze betaaldienstverleners Stripe en PayPal, die aan PCI-DSS Level 1 voldoen, en worden nooit op onze servers opgeslagen.
  • Account- en lidmaatschapsgegevens: login voor het klantenportaal, voorkeuren voor je leveringsschema, pauzes en overgeslagen leveringen, en de status van je lidmaatschap (actief, gepauzeerd, opgezegd), en de naam en het adres van iedereen naar wie je een levering als cadeau stuurt.
  • Care Credit-gegevens: je Care Credit-saldo, de Care Credit die je verdient en besteedt, en je beloningsstatus.
  • Controlegegevens (leden van het Karmicare-jaar, alleen met je uitdrukkelijke toestemming): je antwoorden op de start- en vervolgvragenlijsten over je mondgezondheid, en het bewijs van je tandartsbezoek (een afspraakbevestiging of factuur).
  • Communicatiegegevens: een archief van je berichten per e-mail, via het contactformulier of via de online herroepingsfunctie (je naam, het bestelnummer en je e-mailadres), waaronder vragen over producten, vragen na aankoop en feedback.
  • Marketing- en nieuwsbriefgegevens: e-mailadres, voornaam, communicatievoorkeuren, nieuwsbriefstatus, open- en klikgegevens, en gebruik van kortingen of vouchers.
  • Technische, navigatie- en cookiegegevens: IP-adres (geanonimiseerd indien van toepassing), browser en versie, apparaat-ID, besturingssysteem, verwijzende bron, bekeken pagina's, tijd per pagina, taal, dag/nacht-voorkeur en winkelwagentoken.

Je antwoorden op de vragenlijsten over je mondgezondheid zijn gezondheidsgegevens, een bijzondere categorie van persoonsgegevens (artikel 9 AVG). We verwerken ze alleen met je uitdrukkelijke toestemming, alleen voor de controlebeloning en het volgen van je mondgezondheid, en je kunt die toestemming op elk moment intrekken. We verwerken geen andere bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gegevens over ras of etnische afkomst, genetische of biometrische gegevens. Onze formules zijn in de EU aangemelde cosmetische producten, geen geneeskundige behandelingen.

4. Doeleinden en rechtsgronden

Elk gebruik van je gegevens steunt op een rechtsgrond: je overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of je toestemming.

Op grond van de artikelen 6 en 9 AVG verwerken we je persoonsgegevens alleen als daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat:

Verwerking en afhandeling van bestellingen Bestellingen verwerken, leveren, updates over je bestelling sturen en retourzendingen beheren.
Gegevens: identificatie, contact, transactie, bestelling
Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst (art. 6(1)(b) AVG)

Lidmaatschapsbeheer Je leveringen, verlengingen, pauzes en herinneringen beheren, en het klantenportaal aanbieden.
Gegevens: account, lidmaatschap, transactie, contact
Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst (art. 6(1)(b) AVG)

Care Credit Care Credit toekennen, tonen en inwisselen, en terugdraaien na terugbetalingen.
Gegevens: account, transactie, Care Credit
Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst (art. 6(1)(b) AVG)

Betalingsverwerking en fraudepreventie Transacties authenticeren, terugboekingen beheren en betalingsfraude voorkomen.
Gegevens: transactie, identificatie, technisch
Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst (art. 6(1)(b)) en gerechtvaardigd belang bij fraudepreventie (art. 6(1)(f))

Klantenservice Vragen, klachten, verzoeken om terugbetaling en aanspraken op de wettelijke garantie behandelen.
Gegevens: contact, communicatie, bestelling
Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst (art. 6(1)(b)) en gerechtvaardigd belang bij een efficiënte klantenservice (art. 6(1)(f))

Controlebeloning en het volgen van je mondgezondheid Nagaan of je in aanmerking komt voor de controlebeloning van €40 en je mondgezondheid over langere tijd volgen.
Gegevens: antwoorden op vragenlijsten (gezondheidsgegevens), bewijs van tandartsbezoek, account
Rechtsgrond: je uitdrukkelijke toestemming (art. 9(2)(a) en art. 6(1)(a) AVG), die je op elk moment kunt intrekken

Wettelijke en fiscale verplichtingen Boekhouding, facturatie, naleving van de btw-regels, productaansprakelijkheid en wettelijke rapportage.
Gegevens: identificatie, transactie, facturatie
Rechtsgrond: wettelijke verplichting (art. 6(1)(c) AVG; Belgisch Wetboek van economisch recht en Wetboek van de inkomstenbelastingen)

Direct marketing aan bestaande klanten Relevante updates en aanbevelingen over vergelijkbare producten van KARMICARE.
Gegevens: contact, bestelgeschiedenis
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f) AVG en art. XII.13 WER, “soft opt-in”), met een afmeldmogelijkheid in elke e-mail

Nieuwsbrief en promotiecampagnes Nieuwsbrieven en promotionele aanbiedingen aan potentiële klanten.
Gegevens: contact, voornaam, marketinggegevens
Rechtsgrond: uitdrukkelijke voorafgaande toestemming (art. 6(1)(a) AVG)

Websiteprestaties en analyse Geaggregeerde verkeersanalyse, conversietracking, optimalisatie van de website en foutopsporing.
Gegevens: technisch, navigatie, analytische cookies
Rechtsgrond: uitdrukkelijke voorafgaande toestemming (art. 6(1)(a) AVG en e-privacyrichtlijn)

Gerichte advertenties en retargeting Advertentieprestaties meten, doelgroepsegmentatie en relevante advertenties op sociale media.
Gegevens: marketingcookies, pixelgegevens
Rechtsgrond: uitdrukkelijke voorafgaande toestemming (art. 6(1)(a) AVG en e-privacyrichtlijn)

5. Dienstverleners en ontvangers

We verkopen je gegevens nooit. De onderstaande dienstverleners en andere ontvangers helpen ons de webshop te laten draaien.

We verkopen, verhuren of leasen je persoonsgegevens nooit aan databrokers of niet-verbonden derden. Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens namens ons verwerkt, gebeurt dat op onze schriftelijke instructies en onder een verwerkersovereenkomst. Tot de ontvangers behoren:

  • E-commerce en hosting: Shopify Inc. (Canada / VS), e-commerceplatform, afrekenen en orderbeheer · Webflow, Inc. (VS), websitehosting, CMS en CDN · Loop Subscriptions (VS / India), lidmaatschapssysteem, Care Credit en klantenportaal.
  • Betalingen: Stripe Payments Europe, Ltd. (Ierland / VS), betalingen met kaart, Apple Pay, Google Pay, Bancontact en iDEAL · PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxemburg), alternatieve betaalmethoden.
  • E-mail en marketingautomatisering: Klaviyo, Inc. (VS), transactionele e-mails (bevestigingen van bestellingen en lidmaatschappen, en de ontvangstbevestiging van een herroeping via de online herroepingsfunctie), promotionele e-mails, herinneringen aan je winkelwagen (alleen als je daarmee hebt ingestemd) en lijstbeheer.
  • Logistiek: fulfilmentmagazijnen en vervoerders (bijvoorbeeld Bpost, DHL Express, PostNL en nationale postdiensten), alleen voor verzending en het volgen van zendingen.
  • Analyse en optimalisatie: Google Ireland Limited (Google Analytics 4), webstatistieken · Meta Platforms Ireland Ltd. (Meta Pixel), conversietracking en advertentieoptimalisatie, met je toestemming · Hotjar Ltd. (Malta), heatmaps en sessieanalyse, met maskering van toetsaanslagen; in de EER, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland alleen met je toestemming, elders standaard · TriplePixel / Triple Whale (VS), e-commerceattributie en -analyse.
  • Overheidsinstanties: belastingadministratie (FOD Financiën), douane (EORI BE0676972896), rechtbanken of rechtshandhavingsinstanties, alleen wanneer de wet dat strikt vereist.

Shopify Network Intelligence. Onze shop draait op Shopify. We hebben Shopify Network Intelligence ingeschakeld. Dat betekent dat Shopify klant- en apparaatgegevens uit onze shop samen met gegevens van andere Shopify-shops gebruikt om inzichten te maken voor de uitgebreide diensten van Shopify: betere producten en personalisatie, prestaties van de shop, en advertentie- en ontdekkingstools zoals Shopify Audiences, de Shop-app, Shopify Email, Shopify Collabs en Search & Discovery. Voor deze uitgebreide diensten treedt Shopify op als verwerkingsverantwoordelijke onder zijn Data Processing Addendum. Geen enkele andere handelaar kan onze klantgegevens inzien. Als je op onze site niet-essentiële cookies weigert, worden de apparaatgegevens van je bezoek aan onze shop niet gebruikt voor deze niet-essentiële doelen, advertenties inbegrepen. Shopify beschrijft deze verwerking in het Shopify Consumer Privacy Policy en biedt op privacy.shopify.com een eigen afmelding voor marketing op basis van je interacties met Shopify-shops.

6. Internationale doorgifte van gegevens

Wanneer je gegevens de Europese Economische Ruimte verlaten, reizen ze onder een door de EU goedgekeurde waarborg.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER), in het bijzonder naar de Verenigde Staten, zorgt KARMICARE voor een passend beschermingsniveau in overeenstemming met de artikelen 44–49 AVG:

  1. Adequaatheidsbesluiten: doorgifte naar landen die volgens de Europese Commissie een passend beschermingsniveau bieden, zoals Canada voor commerciële organisaties onder PIPEDA.
  2. EU-VS-gegevensprivacykader (Data Privacy Framework, DPF): wanneer Amerikaanse dienstverleners (zoals Shopify, Google, Meta, Klaviyo, Stripe en Webflow) onder het DPF zijn gecertificeerd.
  3. Modelcontractbepalingen (SCC's): wanneer dienstverleners niet DPF-gecertificeerd zijn, gebeurt de doorgifte op basis van de modelcontractbepalingen van de Commissie (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914), met doorgiftetoetsingen (transfer impact assessments) en waarborgen via versleuteling.

Je kunt een kopie van de betreffende waarborgen opvragen via care@karmicare.com.

7. Hoelang we je gegevens bewaren

We bewaren je gegevens alleen zolang het doel of de wet dat vereist, en verwijderen of anonimiseren ze daarna.

We bewaren persoonsgegevens alleen zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen:

  • Bestel-, facturatie- en boekhoudgegevens: bewaard gedurende 7 jaar na het einde van het boekjaar (art. III.86 WER en art. 315 WIB 92).
  • Lidmaatschaps- en Care Credit-gegevens: bewaard zolang je lidmaatschap actief is, en daarna nog 7 jaar na het einde ervan, voor fiscale doeleinden en met het oog op verjaringstermijnen.
  • Controlevragenlijsten en bewijs van tandartsbezoek: het bewijs van je tandartsbezoek wordt verwijderd 60 dagen nadat we het hebben gecontroleerd; we bewaren alleen de datum waarop het werd geverifieerd. Je antwoorden op de vragenlijsten worden bewaard zolang je lidmaatschap loopt en gedurende 24 maanden na het einde ervan, zodat de geschiedenis van je mondgezondheid er nog is als je terugkomt. Als je je toestemming intrekt, verwijderen we ze meteen.
  • Berichten aan de klantenservice: bewaard gedurende 2 jaar na afhandeling, om aanspraken op de wettelijke garantie en geschillen te behandelen.
  • Nieuwsbrief- en marketinggegevens: bewaard tot je je toestemming intrekt of je afmeldt. Na 24 maanden inactiviteit worden je gegevens verwijderd of gearchiveerd.
  • Analyse- en cookiegegevens: maximaal 13 maanden bewaard en daarna verwijderd of definitief geanonimiseerd.
8. Je rechten volgens de AVG

Je kunt je gegevens inzien, corrigeren, laten wissen, overdragen of beperken, en op elk moment bezwaar maken tegen marketing. We antwoorden binnen één maand.

Als betrokkene heb je de volgende rechten:

  1. Inzage (art. 15): vragen of we je gegevens verwerken en er gratis een kopie van krijgen.
  2. Rectificatie (art. 16): onjuiste gegevens laten corrigeren of onvolledige gegevens laten aanvullen.
  3. Wissing (art. 17): je gegevens laten wissen wanneer ze niet langer nodig zijn, wanneer je je toestemming intrekt of wanneer de verwerking onrechtmatig is, onder voorbehoud van wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld de Belgische boekhoudregels met een bewaartermijn van 7 jaar).
  4. Beperking (art. 18): de verwerking laten bevriezen zolang de juistheid of de rechtmatigheid van de gegevens wordt betwist.
  5. Overdraagbaarheid (art. 20): je gegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat (JSON, CSV) en ze laten overdragen aan een andere aanbieder.
  6. Bezwaar (art. 21): op elk moment en zonder opgave van redenen bezwaar maken tegen direct marketing, en bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen om redenen die verband houden met je situatie.
  7. Intrekking van toestemming (art. 7(3)): je toestemming voor nieuwsbrieven, marketingcookies of de controlevragenlijsten op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan eerdere verwerking.
  8. Geen geautomatiseerde besluiten (art. 22): KARMICARE maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen voor je heeft.

Zo oefen je je rechten uit

Mail naar care@karmicare.com of schrijf naar KARMICA BV — afdeling Privacy, Vizierstraat 28, 8000 Brugge, België.

We antwoorden zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand na ontvangst. Indien nodig kan die termijn, gezien de complexiteit en het aantal verzoeken, met nog twee maanden worden verlengd; we laten je dat dan binnen de eerste maand weten.

Je klachtrecht

Als je vindt dat onze verwerking in strijd is met de wetgeving inzake gegevensbescherming, kun je een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of bij de toezichthoudende autoriteit in je land:

Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België · Tel. +32 2 274 48 00 · contact@apd-gba.be · gegevensbeschermingsautoriteit.be

9. Cookies en tracking

Essentiële cookies houden de webshop draaiende. Al het andere wacht op je toestemming waar de wet dat vereist, en je kunt op elk moment van gedachten veranderen.

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën (lokale opslag, sessietokens, pixeltags) om de site te laten werken, je voorkeuren te onthouden en, met je toestemming, het verkeer te meten en relevante advertenties te tonen.

9.1 Cookiecategorieën

  • Strikt noodzakelijk: de basiswerking van de webshop, beveiliging, sessies, winkelwagen en afrekenen. Deze cookies vereisen geen toestemming en kunnen niet worden uitgeschakeld (uitzondering van art. 5(3) e-privacyrichtlijn).
  • Functioneel: onthouden je taal (en, nl, fr), je land en je dag/nacht-voorkeur.
  • Prestaties en analyse: meten verkeer, verwijzers en prestaties van de site (bijvoorbeeld Google Analytics 4, Hotjar). In de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland actief alleen na je uitdrukkelijke toestemming; elders standaard (zie 9.2).
  • Marketing en advertenties: geplaatst door advertentiepartners (bijvoorbeeld Meta Pixel, TriplePixel, Klaviyo) om je bezoeken aan verschillende websites te volgen en interesseprofielen op te bouwen voor gerichte advertenties. In de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland actief alleen na je uitdrukkelijke toestemming; elders standaard (zie 9.2).

9.2 Je toestemmingskeuzes

Bij je eerste bezoek kun je via onze toestemmingsbanner alle cookies accepteren, alle niet-essentiële cookies weigeren of per categorie kiezen.

In de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland worden geen niet-essentiële cookies of trackingscripts uitgevoerd voordat je daarmee instemt. Elders kunnen analyse- en advertentietechnologieën standaard actief zijn. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen of intrekken via de link “Cookievoorkeuren” in onze footer. Als je je toestemming voor analyse intrekt terwijl Hotjar actief is, worden de analysecookies die Hotjar op onze site heeft geplaatst onmiddellijk verwijderd en wordt de pagina binnen enkele seconden vernieuwd om de opname te stoppen.

10. Gegevensbeveiliging

Je gegevens reizen versleuteld, en alleen wie ze nodig heeft, kan erbij.

KARMICA BV neemt technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbedoeld verlies, onbevoegde toegang, vernietiging, misbruik of wijziging:

  • TLS-versleuteling voor al het webverkeer en alle gegevensoverdrachten;
  • rolgebaseerde toegangscontrole en multifactorauthenticatie (MFA) voor beheersystemen;
  • anonimisering en pseudonimisering van analysegegevens;
  • regelmatige systeemaudits, automatische beveiligingsupdates en beheer van kwetsbaarheden;
  • verwerkersovereenkomsten met elke subverwerker, die vertrouwelijkheid en naleving van de AVG vereisen.
11. Wijzigingen in dit beleid

Wanneer dit beleid verandert, verandert ook de datum bovenaan, en over alles wat belangrijk is, informeren we je eerst.

We kunnen dit beleid bijwerken om wijzigingen in onze werkwijze, nieuwe formules of nieuwe wetgeving te weerspiegelen. De datum “Laatst bijgewerkt” bovenaan toont wanneer de laatste wijzigingen van kracht werden. Wezenlijke wijzigingen kondigen we aan op onze website, of per e-mail aan accounthouders, voordat ze van toepassing worden.

Vragen over je gegevens? Schrijf naar care@karmicare.com. Elk bericht wordt door een mens gelezen.