Politique de confidentialité

Cette politique explique ce que nous collectons à votre sujet, pourquoi nous en avons besoin, qui nous aide à le traiter et comment vous en gardez le contrôle.

KARMICA BV (“KARMICARE”, “nous” ou “notre”) respecte votre droit fondamental à la vie privée et s’engage à protéger vos données personnelles en pleine conformité avec :

• le règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (“RGPD”) ;
• la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel ;
• la loi belge du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques, transposant la directive vie privée et communications électroniques 2002/58/CE telle que modifiée ;

Cette politique explique comment nous collectons, traitons, conservons, communiquons et protégeons vos données personnelles lorsque vous visitez notre site, passez commande, démarrez une offre ou contactez notre service client.

KARMICA BV, à Bruges, est responsable de vos données personnelles. Toute question relative à la vie privée est à adresser à une seule adresse : care@karmicare.com.

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

KARMICA BV, Vizierstraat 28, 8000 Bruges, Belgique · Numéro d’entreprise et de TVA BE 0676.972.896 · Registre des personnes morales : tribunal de l’entreprise de Gand, division Bruges · care@karmicare.com · +32 (0) 478 57 27 61

Pour toute question, toute demande relative à la vie privée ou pour exercer vos droits au titre du RGPD, écrivez à notre responsable de la protection des données à care@karmicare.com, ou appelez le +32 (0) 478 57 27 61.

Nous collectons ce dont nous avons besoin pour livrer votre commande, gérer votre adhésion et répondre à vos questions. Des données de santé bucco-dentaire uniquement pour la récompense contrôle dentaire, et uniquement avec votre consentement explicite.

Selon la manière dont vous interagissez avec KARMICARE, nous traitons les catégories de données personnelles suivantes :

• Données d’identification et de contact : prénom, nom, adresse de facturation et de livraison, adresse e-mail, numéro de téléphone, et nom de l’entreprise ou numéro de TVA (pour les partenaires dentaires B2B).
• Données de transaction et de commande : ce que vous avez commandé, votre adhésion (fréquence Awake et Asleep, intervalle, cycle de livraison), historique des commandes, identifiants de référence de paiement, transporteur, notes de commande et historique des retours ou remboursements. Les numéros de carte complets sont traités par nos prestataires de paiement certifiés PCI-DSS niveau 1, Stripe et PayPal, et ne sont jamais conservés sur nos serveurs.
• Données de compte et d’adhésion : identifiant de l’espace client, préférences de calendrier de livraison, pauses et livraisons sautées, statut de l’adhésion (active, suspendue, résiliée), ainsi que le nom et l’adresse de toute personne à qui vous offrez une livraison.
• Données Care Credit : votre solde de Care Credit, le crédit que vous gagnez et dépensez, et votre statut de récompense.
• Données de contrôle dentaire (membres de L’année Karmicare, uniquement avec votre consentement explicite) : vos réponses aux questionnaires initial et de suivi sur votre santé bucco-dentaire, et la preuve de votre visite chez le dentiste (une confirmation de rendez-vous ou une facture).
• Données de communication : historique de vos messages par e-mail, via le formulaire de contact ou via la fonction de rétractation en ligne (votre nom, la référence de la commande et votre adresse e-mail), y compris les questions sur nos produits, les questions après-vente et vos retours.
• Données marketing et newsletter : adresse e-mail, prénom, préférences de communication, statut d’abonnement à la newsletter, ouvertures et clics, et utilisation de réductions ou de bons.
• Données techniques, de navigation et de cookies : adresse IP (anonymisée le cas échéant), navigateur et version, identifiant de l’appareil, système d’exploitation, source de provenance, pages consultées, temps passé par page, langue, préférence Jour/Nuit et jeton de panier.

Vos réponses aux questionnaires sur votre santé bucco-dentaire sont des données concernant la santé, une catégorie particulière de données à caractère personnel (article 9 du RGPD). Nous ne les traitons qu’avec votre consentement explicite, uniquement pour la récompense contrôle dentaire et le suivi de votre santé bucco-dentaire, et vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Nous ne traitons aucune autre catégorie particulière de données personnelles, telles que l’origine raciale ou ethnique, ou les données génétiques ou biométriques. Nos formules sont des cosmétiques notifiés dans l’UE, et non des traitements médicinaux.

Chaque utilisation de vos données repose sur une base juridique : votre contrat, une obligation légale, un intérêt légitime ou votre consentement.

Conformément aux articles 6 et 9 du RGPD, nous ne traitons vos données personnelles que lorsqu’une base juridique valable existe :

Nous ne vendons jamais vos données. Les prestataires et autres destinataires ci-dessous nous aident à faire fonctionner la boutique.

Nous ne vendons, ne louons ni ne cédons jamais vos données personnelles à des courtiers en données ou à des tiers sans lien avec nous. Lorsqu’un prestataire traite des données personnelles pour notre compte, il agit sur nos instructions écrites dans le cadre d’un accord de traitement des données. Les destinataires comprennent :

• E-commerce et hébergement : Shopify Inc. (Canada / États-Unis), moteur e-commerce, paiement et gestion des commandes · Webflow, Inc. (États-Unis), hébergement du site, CMS et CDN · Loop Subscriptions (États-Unis / Inde), moteur d’adhésion, Care Credit et espace client.
• Paiements : Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlande / États-Unis), paiements par carte, Apple Pay, Google Pay, Bancontact et iDEAL · PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxembourg), moyens de paiement alternatifs.
• E-mail et automatisation marketing : Klaviyo, Inc. (États-Unis), e-mails transactionnels (confirmations de commande et d’adhésion, et accusé de réception d’une rétractation effectuée via la fonction de rétractation en ligne), e-mails promotionnels, rappels de panier (uniquement si vous y avez consenti) et gestion des listes.
• Logistique : entrepôts de préparation des commandes et transporteurs (par exemple Bpost, DHL Express, PostNL et les services postaux nationaux), uniquement pour l’expédition et le suivi.
• Statistiques et optimisation : Google Ireland Limited (Google Analytics 4), mesures d’audience · Meta Platforms Ireland Ltd. (Meta Pixel), suivi des conversions et optimisation publicitaire, avec votre consentement · Hotjar Ltd. (Malte), cartes de chaleur et analyse de sessions, avec masquage des frappes ; dans l’EEE, au Royaume-Uni et en Suisse uniquement avec votre consentement, ailleurs par défaut · TriplePixel / Triple Whale (États-Unis), attribution et statistiques e-commerce.
• Autorités : autorités fiscales (SPF Finances), douanes (EORI BE0676972896), tribunaux ou forces de l’ordre, uniquement lorsque la loi l’exige strictement.

Shopify Network Intelligence. Notre boutique fonctionne sur Shopify. Nous avons activé Shopify Network Intelligence : Shopify utilise les données clients et les données d’appareil de notre boutique, avec celles d’autres boutiques Shopify, pour produire des analyses qui alimentent ses services avancés : amélioration des produits et de la personnalisation, performance de la boutique, et outils publicitaires et de découverte tels que Shopify Audiences, l’application Shop, Shopify Email, Shopify Collabs et Search & Discovery. Pour ces services avancés, Shopify agit en tant que responsable du traitement conformément à son Data Processing Addendum. Aucun autre marchand ne peut accéder à nos données clients. Si vous refusez les cookies non essentiels sur notre site, les données d’appareil de votre visite dans notre boutique ne sont pas utilisées à ces fins non essentielles, publicité comprise. Shopify décrit ce traitement dans sa politique de confidentialité pour les consommateurs et propose sur privacy.shopify.com son propre mécanisme de refus du marketing fondé sur vos interactions avec les boutiques Shopify.

Lorsque vos données quittent l’Espace économique européen, elles circulent sous une garantie approuvée par l’UE.

Lorsque des données personnelles sont transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE), en particulier vers les États-Unis, KARMICARE garantit un niveau de protection adéquat conformément aux articles 44 à 49 du RGPD :

1. Décisions d’adéquation : transferts vers des pays dont la Commission européenne reconnaît le caractère adéquat, comme le Canada pour les organisations commerciales soumises à la LPRPDE (PIPEDA).
2. Cadre de protection des données UE-États-Unis (DPF) : lorsque les prestataires américains (tels que Shopify, Google, Meta, Klaviyo, Stripe et Webflow) sont certifiés dans le cadre du DPF.
3. Clauses contractuelles types (CCT) : lorsque les prestataires ne sont pas certifiés DPF, les transferts suivent les clauses contractuelles types de la Commission (décision d’exécution (UE) 2021/914), avec des analyses d’impact des transferts et des garanties de chiffrement.

Vous pouvez demander une copie des garanties applicables à care@karmicare.com.

Nous ne conservons vos données que le temps exigé par la finalité ou par la loi, puis nous les supprimons ou les anonymisons.

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, ou pour respecter des obligations légales de conservation :

• Données de commande, de facturation et de comptabilité : conservées pendant 7 ans après la fin de l’exercice comptable (art. III.86 CDE et art. 315 CIR 92).
• Données d’adhésion et de Care Credit : conservées tant que votre adhésion est active, puis 7 ans après sa fin, à des fins fiscales et de prescription.
• Questionnaires de contrôle et preuves de visite : la preuve de votre visite chez le dentiste est supprimée 60 jours après sa vérification ; nous ne conservons que la date de cette vérification. Vos réponses aux questionnaires sont conservées tant que votre adhésion se poursuit et pendant 24 mois après sa fin, afin que votre historique de santé bucco-dentaire soit toujours disponible si vous revenez. Si vous retirez votre consentement, nous les supprimons immédiatement.
• Messages au service client : conservés pendant 2 ans après leur résolution, pour traiter les recours au titre de la garantie légale et les litiges.
• Données de newsletter et marketing : conservées jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement ou vous désinscriviez. Après 24 mois d’inactivité, vos données sont supprimées ou archivées.
• Données statistiques et de cookies : conservées 13 mois au maximum, puis supprimées ou définitivement anonymisées.

Vous pouvez consulter, rectifier, supprimer, transférer ou limiter vos données, et vous opposer au marketing à tout moment. Nous répondons dans un délai d’un mois.

En tant que personne concernée, vous disposez des droits suivants :

1. Accès (art. 15) : demander si nous traitons vos données et en recevoir une copie gratuite.
2. Rectification (art. 16) : faire corriger des données inexactes ou compléter des données incomplètes.
3. Effacement (art. 17) : faire supprimer vos données lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, lorsque vous retirez votre consentement ou lorsque le traitement est illicite, sous réserve des obligations légales de conservation (par exemple les règles comptables belges de 7 ans).
4. Limitation (art. 18) : faire geler le traitement pendant que l’exactitude ou la licéité des données est contestée.
5. Portabilité (art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine (JSON, CSV) et les faire transférer à un autre prestataire.
6. Opposition (art. 21) : vous opposer à tout moment, sans avoir à vous justifier, au marketing direct, et vous opposer au traitement fondé sur l’intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation.
7. Retrait du consentement (art. 7, par. 3) : retirer à tout moment votre consentement aux newsletters, aux cookies marketing ou aux questionnaires de contrôle, sans que cela n’affecte les traitements antérieurs.
8. Absence de décision automatisée (art. 22) : KARMICARE n’a pas recours à la prise de décision automatisée ni au profilage produisant des effets juridiques à votre égard.

Comment exercer vos droits

Écrivez à care@karmicare.com ou à KARMICA BV — Service Vie privée, Vizierstraat 28, 8000 Bruges, Belgique.

Nous répondons dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception. Si nécessaire, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes, ce délai peut être prolongé de deux mois ; nous vous en informons alors au cours du premier mois.

Votre droit d’introduire une réclamation

Si vous estimez que notre traitement enfreint la législation sur la protection des données, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge ou de l’autorité de contrôle de votre pays :

Autorité de protection des données (Gegevensbeschermingsautoriteit), Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles, Belgique · Tél. +32 2 274 48 00 · contact@apd-gba.be · gegevensbeschermingsautoriteit.be

Les cookies essentiels font fonctionner la boutique. Tout le reste attend votre consentement là où la loi l’exige, et vous pouvez changer d’avis à tout moment.

Notre site utilise des cookies et des technologies similaires (stockage local, jetons de session, balises pixel) pour fonctionner, mémoriser vos préférences et, avec votre consentement, mesurer le trafic et afficher des publicités pertinentes.

9.1 Catégories de cookies

• Strictement nécessaires : fonctionnement de base de la boutique, sécurité, sessions, panier et paiement. Ils ne nécessitent aucun consentement et ne peuvent pas être désactivés (exemption de l’art. 5, par. 3 de la directive vie privée et communications électroniques).
• Fonctionnels : mémorisent votre langue (en, nl, fr), votre pays et votre préférence Jour/Nuit.
• Performance et statistiques : mesurent le trafic, les sites référents et la performance du site (par exemple Google Analytics 4, Hotjar). Dans l’Espace économique européen, au Royaume-Uni et en Suisse actifs uniquement après votre consentement explicite ; ailleurs par défaut (voir 9.2).
• Marketing et publicité : déposés par des partenaires publicitaires (par exemple Meta Pixel, TriplePixel, Klaviyo) pour suivre les visites sur différents sites et établir des profils d’intérêts à des fins de publicité ciblée. Dans l’Espace économique européen, au Royaume-Uni et en Suisse actifs uniquement après votre consentement explicite ; ailleurs par défaut (voir 9.2).

9.2 Vos choix de consentement

Lors de votre première visite, notre bannière de consentement vous permet d’accepter tous les cookies, de refuser tous les cookies non essentiels ou de choisir par catégorie.

Dans l’Espace économique européen, au Royaume-Uni et en Suisse, aucun cookie non essentiel ni script de suivi ne s’exécute avant que vous n’y consentiez. Ailleurs, des technologies d’analyse et de publicité peuvent être actives par défaut. Vous pouvez modifier ou retirer votre choix à tout moment via le lien “Préférences en matière de cookies” de notre pied de page. Si vous retirez votre consentement à l’analyse alors que Hotjar est actif, les cookies d’analyse déposés par Hotjar sur notre site sont supprimés immédiatement et la page se recharge en quelques secondes pour arrêter l’enregistrement.

Vos données circulent chiffrées, et seules les personnes qui en ont besoin y ont accès.

KARMICA BV met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données personnelles contre la perte accidentelle, l’accès non autorisé, la destruction, l’utilisation abusive ou l’altération :

• chiffrement TLS de tout le trafic web et de tous les transferts de données ;
• contrôles d’accès basés sur les rôles et authentification multifacteur (MFA) pour les systèmes d’administration ;
• anonymisation et pseudonymisation des données statistiques ;
• audits réguliers des systèmes, correctifs de sécurité automatiques et gestion des vulnérabilités ;
• accords de traitement des données avec chaque sous-traitant ultérieur, imposant la confidentialité et la conformité au RGPD.

Lorsque cette politique change, la date en haut de page change aussi, et nous vous prévenons d’abord de tout changement important.

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter des changements dans notre façon de travailler, de nouvelles formules ou une nouvelle législation. La date de “Dernière mise à jour” en haut de page indique quand les derniers changements ont pris effet. Nous annonçons les changements importants sur notre site, ou par e-mail aux titulaires d’un compte, avant leur entrée en vigueur.

Des questions sur vos données ? Écrivez à care@karmicare.com. Chaque message est lu par une personne.